Мораторий на плановые проверки бизнеса продлён, и это создало обманчивое ощущение покоя. На практике контроль никуда не делся — он сменил форму. Вместо плановой проверки к компании приходят с обязательным профилактическим визитом.
Ключевое отличие от прежнего профилактического визита: от этого отказаться нельзя. Он введён статьёй 52.1 Федерального закона № 248-ФЗ и действует с 1 ноября 2025 года.
Как это выглядит
- Компанию уведомляют не позднее чем за 24 часа до визита. Это не месяц на подготовку и не план проверок, опубликованный в начале года.
- Отказаться нельзя: обязательный визит проводится независимо от согласия.
- Инспектор вправе осматривать помещения и запрашивать документы.
- Формально визит — профилактика, а не проверка: по его итогам сразу штрафовать не должны. Но выявленные нарушения фиксируются, и при определённых обстоятельствах становятся основанием для контрольного мероприятия уже с санкциями.
Практический смысл: подготовиться за сутки нельзя. Документы либо есть в готовом виде, либо их нет.
Кто в зоне внимания
Обязательный профилактический визит применяется в разных видах надзора, и в первую очередь его чувствуют компании с работниками. Отдельно стоит помнить: одно подтверждённое нарушение за три года переводит малое предприятие из категории низкого риска в среднюю — а вместе с ней меняется и частота внимания.
Мораторий на плановые проверки не распространяется на налоговый и таможенный контроль, на объекты высокого риска и лицензируемые виды деятельности.
Что должно лежать готовым
Речь не о теоретическом порядке, а о папке, которую можно открыть в течение суток.
Кадровые документы
- Трудовые договоры со всеми работниками, включая совместителей и дистанционных, и дополнительные соглашения.
- Штатное расписание, приказы о приёме, переводе, увольнении.
- Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных — с листами ознакомления.
- Табели учёта рабочего времени, график отпусков, документы об отпусках.
- Расчётные листки и подтверждение их выдачи.
- С 1 сентября 2026 года — условия, обещанные в оффере, включаются в трудовой договор: сверьте, что предложенное при найме и подписанное совпадают.
Охрана труда
- Документы об обучении по охране труда по действующим правилам, протоколы проверки знаний.
- Оценка профессиональных рисков и специальная оценка условий труда.
- Инструктажи с журналами, инструкции по охране труда.
- Документы по медосмотрам, если они обязательны для ваших должностей.
- Выдача средств индивидуальной защиты, если она положена.
Иностранные работники
- Уведомления МВД по действующим формам о заключении и прекращении договоров. Штраф за неуведомление — от 400 000 до 1 000 000 ₽, и это одна из самых дорогих формальностей в кадровом блоке.
Персональные данные
- Политика обработки, согласия работников, приказ об ответственном лице.
Как подготовиться заранее
- Соберите папку по разделам выше и держите её в одном месте — физически или в общем хранилище с понятными названиями файлов.
- Назначьте одного ответственного, который встречает проверяющего, и одного, кто выдаёт документы. Несогласованные ответы разных сотрудников создают вопросов больше, чем сами документы.
- Проведите внутреннюю сверку по чек-листам, которые публикует надзорный орган: они открыты, и по ним же смотрит инспектор.
- Зафиксируйте порядок действий на день визита: кто уведомляет руководителя, где лежат оригиналы, что делать с запросом документов, которых нет на месте.
- Ведите журнал: что запрашивали, что передали, какие замечания записаны. Это пригодится, если визит перерастёт в контрольное мероприятие.
Что делать, если уведомление уже пришло
За сутки полный порядок не навести — и не нужно пытаться подделать даты, это отдельный риск. Разумный минимум:
- соберите то, что есть, по разделам, чтобы документы не искали при инспекторе;
- отметьте для себя пробелы: где документа нет и почему;
- назначьте сопровождающего;
- на месте отвечайте на заданный вопрос, не расширяя тему по своей инициативе;
- письменно фиксируйте, какие документы запрошены и переданы.
По итогам визита у вас появится точный список того, что нужно закрыть — с ним и работайте, пока он не превратился в предмет контрольного мероприятия.
Материал носит информационный характер и отражает состояние законодательства на дату публикации. Перечень документов зависит от вида деятельности, численности и категории риска компании.