С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку груза автомобильным транспортом формируются в электронном виде, а бумага допустима только в случаях из перечня Минтранса. Это касается всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. До 1 марта 2027 года за бумажные документы вместо электронных по поручению Президента предусмотрено устное замечание, но сама обязанность уже действует. Если вы ещё работаете на бумаге, используйте оставшиеся месяцы, чтобы подключиться к оператору электронных перевозочных документов (ЭПД), оформить подписи и доверенности и обновить договоры.

Что изменилось в законе

Изменения внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ (в редакции Федерального закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ). Положения об электронных документах вступили в силу 1 сентября 2026 года (ч. 4 ст. 5 закона № 140-ФЗ).

  • Автоперевозки. «Транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной» (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, Федеральный закон № 259-ФЗ). Заказ и заявка грузоотправителя тоже формируются в электронном виде (ч. 5 ст. 8). Случаи, когда эти документы оформляются на бумаге, определяет Минтранс.
  • Железная дорога и авиация. Аналогичные правила введены для транспортной железнодорожной накладной (ст. 25 Устава железнодорожного транспорта) и для грузовой накладной при воздушной перевозке (п. 3 ст. 105 Воздушного кодекса).
  • Экспедиция. Экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года тоже оформляются в электронном виде и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это изменения в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».

Электронные перевозочные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре Госуслуг, в том числе физического лица, действующего по доверенности (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта). Если грузополучатель — гражданин, допускается его простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке. Обмен идёт через операторов информационных систем ЭПД, которые передают сведения в ГИС ЭПД.

Когда накладную можно оформить на бумаге

Перечень установлен приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262, который действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Приказ от 02.09.2026 № 391 расширил его с 8 до 12 пунктов и дополнил пункт 1 о грузах военного назначения. Бумажная транспортная накладная, заказ и заявка допускаются, в частности:

  1. При перевозке грузов военного назначения, если грузоотправитель или грузополучатель — Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО.
  2. Если грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, не включённое в реестр аккредитованных филиалов и представительств.
  3. При каботажных перевозках перевозчиками из стран ЕАЭС.
  4. Если груз отправляет или получает гражданин для личных нужд.
  5. При сбое информационных систем, который зафиксирован государственной системой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА).
  6. При отсутствии доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства от 10.07.2025 № 1855-р.
  7. Если грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
  8. При перевозке драгоценных металлов и камней.
  9. На территориях, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, контртеррористической операции.
  10. При перевозке специальных грузов.
  11. При перевозке периодических печатных изданий.
  12. При перевозке продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности.

Пункты 9–12 добавлены приказом № 391, им же в пункт 1 добавлены МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР и ФСО (в исходной редакции была только Минобороны). Приказ № 391 опубликован 08.09.2026 и собственной даты вступления в силу не содержит; по данным профильных изданий, изменения применяются с 19 сентября 2026 года. После поправок 302-ФЗ даже в этих случаях стороны могут оформлять документы электронно, если так предусмотрено договором (ч. 1 и 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

На наш взгляд, пункт про сбой систем нельзя считать общим разрешением работать на бумаге «при любых проблемах со связью»: в приказе речь идёт о сбое, зафиксированном ГосСОПКА. Поэтому порядок действий на случай сбоя лучше заранее прописать в договоре.

Что значит «переходный период до 1 марта 2027 года»

В перечне поручений Президента от 19.07.2026 № Пр-1784 (п. 6) МВД и Ространснадзору поручено принять решения, предусматривающие до 1 марта 2027 года устное замечание, если у участника перевозки нет электронных документов, но есть бумажные. Этот срок называют «нештрафуемым периодом». Минтранс подчёркивает, что это «не отмена реформы и не отсрочка в правовом плане», а нештрафуемый период «не освобождает перевозчиков и экспедиторов от обязанности оформления» электронных документов (сообщения министерства от 27.08.2026 и 01.09.2026).

Важно понимать, что это поручение ведомствам, а не поправка в закон: моратория в КоАП нет. Опубликованных актов МВД и Ространснадзора во исполнение поручения мы не нашли, поэтому риск, что на местах применят общие статьи КоАП, сохраняется. Послабление касается только ситуации, когда бумага есть, а электронного документа нет. На наш взгляд, за отсутствие документов вообще или ошибки в них ответственность наступает по общим правилам.

Какие штрафы возможны

На момент публикации отдельного состава «бумажная накладная вместо электронной» в КоАП нет: по данным профильных изданий, такие штрафы пока обсуждаются в законопроектах. Применяются общие нормы:

Нарушение Норма Водитель / гражданин Должностное лицо ИП Организация
Водитель без товарно-транспортных документов, когда они обязательны ч. 2 ст. 12.3 КоАП предупреждение или 500 ₽ — — —
Экспедиторская деятельность без сведений в реестре уведомлений ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП 3 000–5 000 ₽ — 100 000–300 000 ₽ (как организация) 100 000–300 000 ₽
То же повторно ч. 4 ст. 11.14.3 КоАП 5 000–10 000 ₽ — 500 000–1 000 000 ₽ (как организация) 500 000–1 000 000 ₽

Статья 12.3 наказывает за отсутствие документов, а не за их форму. Документы на груз, оформленные в электронном виде, предъявляют как электронный документ или его бумажную копию (сноска к п. 2.1.1 ПДД). Если ЭТрН оформлена и водитель может её показать, состава по ч. 2 ст. 12.3 нет. Если документов нет вообще — ни электронных, ни бумажных, — грозит предупреждение или штраф 500 ₽.

ИП-экспедиторы отвечают по ст. 11.14.3 так же, как организации: это прямо сказано в примечании к статье, поэтому общее правило «ИП — как должностное лицо» здесь не действует.

Отдельно о налогах. В Налоговом кодексе нет нормы, которая запрещала бы учитывать расходы на перевозку по бумажной накладной: расходы подтверждаются совокупностью документов (п. 1 ст. 252 НК РФ), а вычет НДС — счётом-фактурой. Представитель ФНС публично говорил, что отсутствие ЭТрН само по себе не лишает права учесть расходы. Но налоговый риск возникает, если реальность перевозки не подтверждают другие документы, поэтому переход на ЭТрН стоит закончить и ради налоговой.

С 1 марта 2026 года работать экспедитором можно только после внесения сведений в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Организации и ИП, которые уже работали экспедиторами на эту дату, должны были подать уведомление в течение 60 дней (ч. 5 ст. 5 закона № 140-ФЗ). Если вы совмещаете перевозку с организацией перевозок для клиентов, проверьте, есть ли вы в реестре.

Что проверить в договорах перевозки и экспедиции

Договоры, заключённые до 1 сентября 2026 года, часто ссылаются на бумажную накладную и «подписание водителем». На наш взгляд, их стоит дополнить соглашением, которое учитывает новые правила:

  • Форма документов. Транспортная накладная, заказ и заявка оформляются в электронном виде. Отдельно укажите, оформляете ли вы документы электронно в случаях, когда приказ № 262 допускает бумагу.
  • Оператор ЭПД. Укажите, через какого оператора идёт обмен и кто платит за роуминг, если у сторон разные операторы.
  • Кто и когда подписывает. Нужен порядок подписания титулов: грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель, — сроки и последствия просрочки.
  • Подписи и доверенности. Предусмотрите, что сотрудники и водители подписывают документы по машиночитаемым доверенностям, а стороны сообщают друг другу об их отзыве.
  • Сбои и отсутствие связи. Опишите, кто фиксирует сбой, как оформляется бумажный документ и в какой срок его переводят в электронный вид, если это возможно.
  • Замена машины или водителя, частичная приёмка, возврат груза. Это частые точки споров, когда документ уже сформирован.
  • Доказательства. Договоритесь, что электронные документы из ГИС ЭПД стороны признают надлежащим подтверждением перевозки, приёмки и расчётов.

Порядок действий

  1. Определите свою роль в каждой цепочке: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель. От этого зависит, какие титулы вы подписываете.
  2. Сверьте свои перевозки со всеми 12 пунктами приказа № 262 в редакции приказа № 391. Всё, что не подпадает под исключения, переводите в электронный вид.
  3. Выберите оператора ЭПД и подключите к нему контрагентов. Проверьте, что ваш оператор отвечает требованиям ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта.
  4. Оформите электронные подписи и машиночитаемые доверенности для сотрудников и водителей.
  5. Если вы экспедитор, проверьте, есть ли сведения о вас в реестре уведомлений, и переведите экспедиторские документы в электронный вид.
  6. Подпишите дополнительные соглашения к действующим договорам перевозки и экспедиции и обновите шаблоны новых договоров.
  7. Закрепите во внутреннем регламенте, кто отвечает за ЭПД и что делать при сбое.
  8. Завершите переход до 1 марта 2027 года. Поручение Президента предусматривает устное замечание только до этой даты.